7 اشتباه رایج شرکت ‌ها هنگام انتخاب دستگاه کنترل تردد

در دنیای امروز که امنیت فیزیکی و دیجیتال به طور جدایی‌ناپذیری با هم گره خورده‌اند، بسیاری از سازمان‌ها برای نظم‌بخشی به ورود و خروج پرسنل، افزایش امنیت و دسترسی به گزارش‌های دقیق مدیریتی به سراغ دستگاه‌های کنترل تردد رفته‌اند. انتخاب یک سیستم کنترل تردد دیگر تنها یک تصمیم ساده برای خرید سخت‌افزار نیست، بلکه یک استراتژی حیاتی برای حفاظت از دارایی‌های ارزشمند، داده‌ها و نیروی انسانی یک سازمان است. اما تجربه نشان داده است که صرف خرید یک دستگاه، لزوماً به معنای حل مسئله نیست. برخی شرکت‌ها پس از اجرا متوجه می‌شوند سیستم انتخاب‌شده نه‌تنها کارایی مورد انتظار را ندارد، بلکه باعث ایجاد چالش‌های جدیدی در فرآیندهای کاری شده است. دلیل این اتفاق معمولاً یک چیز است: انتخاب نادرست راهکار.

در ادامه، به 7 اشتباه رایجی که سازمان‌ها هنگام انتخاب دستگاه کنترل تردد مرتکب می‌شوند، می‌پردازیم تا به شما در اتخاذ تصمیمی هوشمندانه کمک کنیم.

اشتباه اول: انتخاب بر اساس قیمت، نه نیاز واقعی سازمان

بسیاری از سازمان‌ها هنگام خرید دستگاه کنترل تردد، یا به سراغ ارزان‌ترین گزینه می‌روند یا تصور می‌کنند گران‌ترین انتخاب حتماً بهترین است. هر دو نگاه می‌تواند به تصمیمی پرهزینه در آینده منجر شود.

سیستم‌های ارزان‌قیمت معمولا از فناوری‌های قدیمی استفاده می‌کنند، هزینه نگهداری بالاتری دارند، به‌سختی پشتیبانی می‌شوند و در بلندمدت نیاز به تعویض یا ارتقاء پیدا می‌کنند. از سوی دیگر، انتخاب راهکارهای بیش‌ازحد پیشرفته نیز باعث می‌شود سازمان برای امکاناتی هزینه کند که هیچ‌گاه از آن‌ها استفاده نخواهد کرد و با پیچیدگی غیرضروری مواجه شود.

معیار درست در انتخاب دستگاه کنترل تردد به‌جای تمرکز بر قیمت خرید، باید «هزینه واقعی در طول زمان» را در نظر گرفت؛ هزینه‌ای که شامل نصب، پشتیبانی، به‌روزرسانی، دوام و قابلیت توسعه سیستم است.

در واقع، بهترین انتخاب نه ارزان‌ترین است و نه گران‌ترین، بلکه سیستمی است که دقیقاً با نیاز و مقیاس سازمان همخوانی داشته باشد و در بلندمدت بهره‌وری ایجاد کند.

اشتباه دوم: توجه نکردن به آینده و قابلیت توسعه سیستم

بسیاری از سازمان‌ها هنگام خرید، فقط شرایط فعلی خود را در نظر می‌گیرند (تعداد کارمندان یا درب‌های موجود در زمان حال). اما سیستم کنترل تردد باید بتواند با رشد مجموعه همراه شود. شرکتی که امروز ۵۰ پرسنل دارد، ممکن است طی چند سال به چند برابر این تعداد برسد، شعبه جدید ایجاد کند یا نیاز به کنترل دسترسی در بخش‌های بیشتری داشته باشد.

اگر سیستمی انتخاب کنید که قابلیت توسعه نداشته باشد، سازمان ناچار می‌شود با اضافه شدن هر بخش جدید به شرکت یا افزایش تعداد پرسنل، کل زیرساخت را تغییر دهید که این امر منجر دوباره هزینه سخت‌افزار و نرم‌افزار بپردازد، موجب توقف یا اختلال در آیندهای جاری می‌شود. یک راهکار اصولی باید امکان افزودن کاربران، دستگاه‌ها، سطوح دسترسی و حتی فناوری‌های جدید را بدون تغییر کلی سیستم فراهم کند.

اشتباه سوم: تمرکز بر سخت‌افزار و نادیده گرفتن نرم‌افزار

بسیاری از سازمان‌ها هنگام خرید دستگاه کنترل تردد، بیشتر توجه خود را به ظاهر دستگاه یا فناوری شناسایی آن معطوف می‌کنند، در حالی که ارزش واقعی سیستم در نرم‌افزار آن نهفته است. این نرم‌افزار است که مشخص می‌کند سازمان بتواند:

• گزارش‌های دقیق و تحلیلی دریافت کند
• اطلاعات تردد را با سیستم منابع انسانی تطبیق دهد
• سطوح دسترسی مختلف تعریف کند
• داده‌ها را برای تصمیم‌گیری مدیریتی استفاده کند
• چندین نقطه تردد را به‌صورت یکپارچه مدیریت کند

اگر نرم‌افزار از انعطاف و قابلیت یکپارچگی برخوردار نباشد، دستگاه صرفاً یک ابزار ثبت ورود و خروج خواهد بود و نمی‌تواند به یک سیستم مدیریتی موثر تبدیل شود.

اشتباه چهارم: انتخاب فناوری نامتناسب با نوع کاربری سازمان

همه سازمان‌ها شرایط یکسانی ندارند، اما گاهی یک راهکار مشابه برای محیط‌های کاملا متفاوت استفاده می‌شود.

• محیط‌های صنعتی با آلودگی، رطوبت یا استفاده از دستکش، نیازمند راهکار متفاوتی نسبت به محیط‌های اداری هستند.
• سازمان‌هایی با تردد بسیار بالا به سرعت پردازش بیشتری نیاز دارند.
• مجموعه‌های چندشیفته به مدیریت زمان و گزارش‌گیری پیچیده‌تری احتیاج دارند.

وقتی فناوری انتخاب‌شده متناسب با شرایط واقعی محیط نباشد، نتیجه معمولا کاهش دقت، کندی عملکرد و نارضایتی کاربران خواهد بود.

اشتباه پنجم: نادیده گرفتن اهمیت پشتیبانی و خدمات پس از اجرا

برخی تصور می‌کنند نصب دستگاه پایان کار است و ، آن را به حال خود رها می‌کنند.
در حالی که سیستم کنترل تردد یک زیرساخت دائمی در سازمان محسوب می‌شود و برای عملکرد پایدار به پشتیبانی تخصصی نیاز دارد.

در صورت نبود خدمات مناسب و عدم به‌روزرسانی نرم‌افزار و سیستم عامل دستگاه، آن را در برابر تهدیدات جدید بی‌دفاع می‌سازد. همچنین، نادیده گرفتن شرایط محیطی (مانند نصب دستگاه داخلی در فضای باز یا عدم توجه به نظافت سنسورهای بیومتریک) می‌تواند باعث خرابی زودهنگام و کاهش دقت سیستم شود و مشکلاتی مانند موارد زیر می‌تواند کل سیستم را مختل کند:

• تغییر در ساختار سازمان و نیاز به تنظیمات جدید
• اضافه شدن کاربران یا نقاط دسترسی
• نیاز به آموزش یا بازطراحی گزارش‌ها

یک برنامه بازرسی و نگهداری دوره‌ای تدوین کنید. اطمینان حاصل کنید که شرکت ارائه‌دهنده، به‌روزرسانی‌های امنیتی را به موقع ارائه می‌دهد.

اشتباه ششم: نادیده گرفتن یکپارچگی با سایر سیستم‌

سیستم کنترل تردد نباید به‌صورت یک جزیره عمل کند. وقتی این سیستم با سایر زیرساخت‌های IT و تجهیزات امنیتی مانند دوربین‌های مداربسته، نرم‌افزارهای منابع انسانی یا آلارم‌ها یکپارچه نباشد، شکاف‌های امنیتی ایجاد می‌شود و کارایی سیستم کاهش می‌یابد. به‌عنوان مثال، اگر دستگاه با دوربین‌ها هماهنگ نباشد، نمی‌توان تأیید کرد که فردی که کارت زده، واقعاً صاحب همان کارت است یا خیر.

راهکار مناسب، انتخاب سیستمی است که از استانداردهای باز پشتیبانی کند و به راحتی با سیستم‌های دیگر ادغام شود. این یکپارچگی باعث می‌شود دسترسی یک کارمند در صورت خروج از شرکت به‌طور خودکار در تمام سطوح فیزیکی و دیجیتال لغو شود.

اشتباه هفتم: بی‌توجهی به تجربه کاربری و آموزش

حتی پیشرفته‌ترین سیستم‌ها اگر به‌درستی استفاده نشوند، کارایی نخواهند داشت. رابط کاربری پیچیده یا نرم‌افزار گیج‌کننده باعث می‌شود کاربران راه‌های میان‌بر پیدا کنند، مثل باز گذاشتن درب‌ها یا اشتراک‌گذاری کارت‌ها. عدم آموزش صحیح نیز باعث می‌شود کارکنان نسبت به اهمیت امنیت و خطراتی مانند ورود غیرمجاز بی‌تفاوت باشند.

راهکار مؤثر، انتخاب سیستمی است که تعادلی میان امنیت و سهولت استفاده برقرار کند و همراه با آن برنامه‌های آموزشی مستمر برای کارکنان و مدیران برگزار شود تا فرهنگ امنیت در سازمان نهادینه شود.

سخن پایانی

سیستم کنترل تردد قرار است سال‌ها در سازمان مورد استفاده قرار گیرد و بخشی از زیرساخت مدیریتی آن باشد. بنابراین، دقت در انتخاب آن نه یک هزینه اضافی، بلکه سرمایه‌گذاری برای جلوگیری از مشکلات آینده است.

انتخاب دستگاه کنترل تردد فراتر از خرید یک قطعه سخت‌افزاری است؛ این یک تصمیم استراتژیک برای تضمین تداوم کسب‌وکار است. با اجتناب از این هفت اشتباه و تمرکز بر کیفیت پایدار، یکپارچگی سیستم‌ها، آموزش مستمر و نگهداری فعال می‌توانید سازمانی ایمن‌تر و کارآمدتر بسازید.

اگر این انتخاب آگاهانه انجام شود، نتیجه آن فقط ثبت ورود و خروج نخواهد بود، بلکه ایجاد یک ساختار منظم، قابل تحلیل و قابل اعتماد برای مدیریت سرمایه انسانی سازمان است.