چگونه یک هفته خوب داشته باشیم؟

اطمینان از داشتن یک هفته پربار، دشوار است. طبق مطالعه ای که توسط دانشگاه کالیفرنیا انجام شده است، پس از یک وقفه در حین کار، به نیم ساعت زمان برای تمرکز مجدد نیاز دارید.

عدم تمرکز ناشی از فضای مجازی و دنیای آنلاین، رو به افزایش است و همراه با آن، راه حل های افزایش تمرکز و بهره وری نیز، تغییر می کند. تعیین چندین کار فشرده در یک روز نیز، به همان میزان بر فشار ذهنی افراد می افزاید.

به جای مطالعه فال روزانه در سایت های اینترنتی خودتان یک برنامه ریزی خوب و کامل برای روزهای تان داشته باشید تا یک هفته خوب و عالی را پشت سر بگذارید.

1. برنامه هایتان را بهینه کنید.

GTD که مخفف لاتین عبارت «به انجام رساندن کارها» است، روشی است که به شما کمک می کند تا برنامه های خود را اولویت بندی کنید.

دیوید آلن، نویسنده این مقاله اظهار می دارد که فهرستی طولانی از کارها و در عین حال، داشتن هفته ای پر بازده، کاملا امکان پذیر است. فرآیند برنامه ریزی است که اهمیت دارد.

استفاده از روش GTD برای برنامه ریزی هفتگی، به شما این امکان را می دهد که به جای تمرکز روی تعداد کارها، روی کارهای معنی دار تمرکز کنید.

2. هر بار فقط روی یک موضوع تمرکز کنید.

فرض کنید من در حال نوشتن یک پست در وبلاگم هستم و هم زمان در حال تلاش برای یافتن منبعی جهت مطالعه ام. در آن واحد، سری به صندوق ایمیل هایم می زنم و پیام هایم را مرور می کنم.

در این صورت، مانند احمق ها فقط 15 دقیقه از وقتم را تلف کرده ام و نه تنها هیچ کاری از پیش نبرده ام، بلکه حتی به خاطر نمی آورم که داشتم چه کار می کردم!

داشتن چندین کار برای انجام دادن، چیز خطرناکی نیست؛ بلکه انجام دادن هم زمان چندین کار، خطرناک است.

پیتر برگمن، سخنران مباحث رهبری، از خطرات چند وظیفه ای بودن در زندگی روزمره نوشته است. وظایف کاری فرقی با هم ندارند. اولین قدم GTD درباره نوشتن کارهایی است که باید اول از همه انجام دهید تا حواس شما را در حین انجام کارهای دیگر پرت نکند.

حواس‌ پرتی‌ ها به اندازه کافی زیاد هستند، و بنابراین، مهم است که ذهن خود را خالی کنید و با هدف کار کنید. حذف چند وظیفه ای در هر موقعیتی ممکن نیست، اما با امتناع آگاهانه از درگیر شدن در آن ها به طور همزمان، می توانید هفته بسیار پربارتری داشته باشید.

3. پیشرفت هفتگی خود را بازنگری کنید.

انتخاب چند برنامه کلیدی برای یک هفته در ابتدا کار آسانی نیست. چیزی که به شما کمک می کند، تامل در پایان هر هفته است.

اینکه آیا کاری که انجام دادید، مهم بود و ارزش یک هفته کامل وقت گذاشتن را داشت؟ در طول هفته، هر زمان که کاری انجام شد، آن را صرفا از بیست تان حذف نکنید یا اینکه فقط آن را تیک نزنید، بلکه آن را به عنوان پیشرفت یادداشت کنید.

روز جمعه، به فهرست پیشرفت خود نگاه کنید و هر مورد را خوب بررسی کنید. آیا می توانستید کار را بهتر انجام دهید؟ این فرآیند را هر هفته تکرار کنید. به زودی در فهرست کردن اهداف کلیدی خود بسیار حرفه ای خواهید شد.

4. در صورت بروز مشکل، ارتباط برقرار کنید.

همه چیزهایی که برنامه ریزی می کنید، لزوما انجام نمی پذیرند. اغلب دلایل خارجی وجود دارد. کارها گیر می کنند یا به تاخیر می افتند. چیزهایی را که خودتان نمی توانید حل کنید، به تعویق نیاندازید. از مدیرتان، هم تیمی هایتان، مشاوران یا هر کس دیگری کمک بخواهید.

شما می توانید از فرآیند بررسی هفتگی برای کمک به خودتان استفاده کنید. بررسی های هفتگی از شما می خواهند که وظایف خود را به موقع انجام دهید. اگر کاری را نیمه تمام گذاشته اید، باید در لیست کارهای هفته بعد، قرار گیرد. حالا یا خودتان انجامش می دهید، یا دیگری.

یک برنامه ریزی، همیشه یا به یک پیشرفت تبدیل می شود، یا به یک مشکل.

5. «نه» گفتن را یاد بگیرید.

انتخابگر باشید. اگر می توانید کاری را انجام دهید، به این معنا نیست که حتما باید انجامش بدهید! مراقب اهداف خود باشید.

هر وقت کسی از شما خواست کاری انجام دهید یا وظیفه ای را به عهده بگیرید، یک یا دو دقیقه وقت بگذارید و خوب فکر کنید.

نه گفتن به خیلی از چیزها را شروع کنید و فقط روی برنامه های انتخاب شده خودتان تمرکز کنید. چیزهای بی اهمیت را کنار بگذارید. فقط کارهای بزرگ و مهم را انجام دهید.

6. برنامه ریزی هفتگی تان را در عصر پنجشنبه یا صبح جمعه انجام دهید.

برنامه ریزی برای هفته آینده خود در عصر پنجشنبه، قبل از ترک محل کار بهتر است. بدین ترتیب آخر هفته خود را بدون نگرانی سپری می کنید و می توانید بلافاصله صبح شنبه کار را شروع کنید.

بسیاری از مدیران، برنامه ریزی هفتگی خود را در غروب جمعه انجام می دهند، اما عصر پنجشنبه برای این کار بهتر می باشد.

7. روی نتایج تمرکز کنید، نه روی فرآیند.

با نگاهی به لیست کارهای خود، اغلب نتایج قابل اندازه گیری را نمی نویسیم، بلکه اقدامات یا فرآیندها را می نویسیم.

در نتیجه، اغلب به سختی می توان گفت که آیا کاری انجام می پذیرد یا خیر. در صورت امکان، سعی کنید به جای آن بر نتایج تمرکز کنید. به این ترتیب اعلام یک هدف محقق شده و رفتن به سراغ هدف هفتگی بعدی بسیار آسان تر خواهد بود.

8. برنامه تان را با تیم خود در میان بگذارید.

در یک محیط تیمی، همیشه به دیگران توضیح دهید که چرا یک هدف را بر هدف دیگر ترجیح داده اید و منابع شما چگونه تقسیم شده است.

هنگامی که برنامه های شما به انجام رسید، تیم را در جریان پیشرفت تان قرار دهید. انتظار داشته باشید که دیگران نیز همین کار را انجام دهند. هر زمان که چالشی پیش آمد، آن را نیز به اشتراک بگذارید. این کار هم به دریافت بازخورد از سوی دیگران و هم به حفظ کار تیمی کمک می کند.

 9. برنامه هفتگی تان را بر اساس اولویت های GTD بنویسید.

افرادی که مسئولیت های متفاوتی دارند می توانند هفته خود را به 6 روز با حوزه های کاری مختلف تقسیم کنند. سپس هر هفته به آن ها پایبند باشند. این برنامه ریزی باید با همکاران نیز به اشتراک گذاشته شود.

زمانی که جک دورسی، یکی از بنیانگذاران توییتر و مدیر عامل Square، هفته ها 80 ساعت کار بین این دو شرکت انجام می داد، در مورد برنامه ریزی روزانه خود بسیار سختگیر بود. بنابراین او 5 روز هفته خود را اینگونه برنامه ریزی می کرد:

دوشنبه: جلسات مدیریت و کارهای اجرایی شرکت
سه شنبه: توسعه محصول
چهارشنبه: بازاریابی، ارتباطات و رشد
پنجشنبه: توسعه دهندگان و مشارکت ها
جمعه: شرکت و فرهنگ آن

10. دیگران را با اطلاعات بیش از حد، اشباع نکنید.

شما نباید اجازه دهید دیگران مزاحم شما شوند و وقت شما را تلف کنند. پرت شدن حواس تان، چه از طریق ایمیل و چه از طریق ملاقات ها، یک اتلاف وقت آزاردهنده در هر تیمی است.

با دیگران خوب رفتار کنید و حتی الامکان، ایمیل یا پیام کوتاه برای آن ها ارسال نکنید، و قرار ملاقات نگذارید.

در مجموع، با محدود کردن خود به تعداد کم تری از وظایف مهم و در عوض اجرای خوب آن‌ ها، می‌ توانید از کارهای روزانه‌ تان لذت بیشتری ببرید. کارها را برای خود ساده و مرتب کنید. شما با انجام کارهای کمتر، کارهای بیشتری انجام خواهید داد!

 منبع: blog.weekdone.com