احتمالا برای شما پیش آمده است که در برنامه ریزی دچار مشکلاتی شده باشید و حتی هیچوقت موفق به اجرای یک برنامه نشده باشید اما در این مقاله ما سعی داریم تا با روش ماتریس آیزنهاور به شما آموزش دهیم تا چگونه برنامه ریزی موفقی داشته باشید و به کارهای خود سر و سامان دهید.

همان‌طور که می‌دانید اولویت‌بندی اصل اول یک برنامه‌ریزی اصولی است و به طور مشخص، ماتریس آیزنهاور با تمرکز بر روی قوانین برنامه‌ریزی، اولویت بندی وظایف، واگذاری کارها و مدیریت زمان دارد و به شما در بالا بردن بهره‌وری کمک می‌کند.

در ادامه به شرح کامل‌تری از این روش برنامه‌ریزی خواهیم پرداخت و به شما آموزش می‌دهیم که چگونه از ماتریس آیزنهاور برای برنامه‌ریزی‌های شخصی خود استفاده کنید.

تاریخچه ابداع ماتریس آیزنهاور

بنیان‌گذار ماتریس آیزنهاور کسی نیست جز دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower) که سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور آمریکا نیز بوده است. هم‌چنین او در حکم یکی از ژنرال‌های ارتش آمریکا نیز خدمت کرده است و در جنگ جهانی دوم به عنوان یک ژنرال پنج ستاره و فرمانده ارشد ارتش آمریکا حضور داشته است. او استراتژی‌های جنگ را برای نفوذ به اروپا را طراحی کرد و نقش مهمی برای ارتش آمریکا در آن دوره ایفا کرد.

آیزنهاور دائما باید تصمیم‌گیری می‌کرد و هرروز وظایف و کارهای زیادی را به دوش می‌کشید که در صورت انجان نشدن آن‌ها خطرات بسیار زیادی متوجه کشور آمریکا می‌شد. این ضرورت باعث شد تا آیزنهاور روشی برای حل این مسئله پیدا کند که امروز با نام ماتریس آیزنهاور شناخته می‌شود. جالب است بدانید که ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور تا به امروز یکی از موثرترین روش‌های مورد استفاده برای برنامه ریزی بوده است و حتی توسط سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد.

دسته‌بندی در ماتریس آیزنهاور

نام دیگر ماتریس آیزنهاور، جدول مدیریت زمان آیزنهاور یا ماتریس تصمیم گیری نیز است که کار شما برای اولویت بندی و برنامه ریزی را راحت می‌کند و مدیریت وظایف و کارها را سهل می‌کند.

در این روش از برنامه ریزی، تمام فعالیت‌های شما به چهار سطح اولویت بندی شده و سپس تقسیم می‌شوند. در یکی از گروه‌ها که به نام غیرمهم/غیرفوری شناخته می‌شود کارها در همان ابتدا حذف شده و به انتهای لیست کارها می‌روند. بنابراین شما با باقیمانده دسته بندی‌ها قرار است برنامه ریزی کنید یا به عبارتی با کارهایی روبرو هستید که ارزش زمان و انرژی شما را دارند.

نوشتن یک لیست از کارهایی که باید انجام شود ذهن شما را آزاد می‌کند، اما مهم است که همیشه از خود سوال کنید که چه کاری ارزش زودتر انجام دادن را دارد.

سعی کنید خود را به حداکثر هشت کار در هر ربع محدود کنید. قبل از این که کار جدیدی را اضافه کنید، ابتدا مهم‌ترین مورد را تکمیل کرده و از لیست خط بزنید. این نکته را از یاد نبرید: هدف از نوشتن ماتریس آیزنهاور جمع آوری نیست، بلکه به پایان رساندن وظایف است.

در ادامه به شرح سه دسته بندی باقیمانده خواهیم پرداخت.

وظایف مهم ولی غیرفوری

 در لیست کارها و وظایف شما همیشه مواردی وجود دارند که در ماتریس آیزنهاور به آن‌ها اهداف بلند مدت گفته می‌شود به این معنی ک این کارها از اهمیت برخوردار هستند اما هنوز تا مهلت اتمام آن‌ها فرصت باقی است. شما باید توجه کنید که در روزهای آتی وقتی برای انجام این دسته از کارها کنار بگذارید و به محض تمام شدن کارهای فوری این کارها را به لیست جدید فوری‌ها اضافه کنید.

وظایف غیرمهم ولی فوری

 این وظایف از نوعی هستند که قابلیت واگذار شدن به دیگران را دارند و برای انجام آن باید روی کمک دیگران حساب کنید. اگر نوع وظیفه طوری است که حتما باید خودتان به آن رسیدگی کنید بهتر است از دسته بندی‌های دیگر در ماتریس آیزنهاور برای این وظایف استفاده کنید.

وظایف مهم و فوری

 این وظایف در بالاترین سطح اهمیت در ماتریس آیزنهاور قرار دارند و تمام تمرکز شما باید روی این دسته از وظایف باشد. کارها و وظایف در این دسته باید در سریع‌ترین زمان ممکن رسیدگی شوند و به سرانجام برسند.

وظایف غیرمهم و غیرفوری

 این دسته بندی شامل وظایف و کارهایی می‌شود که شما قرار است آن‌ها را حذف کنید زیرا شما قرار نیست انرژی روی آن‌ها بگذارید و آن‌ها را انجام دهید. انتخاب کارها و وظایف این دسته کاملا بسته به هرفرد و ارزش‌های او متفاوت است ولی به طور کلی در ماتریس آیزنهاور این دسته از کارها از اهمیت کافی برخوردار نیستند.

اما در ادامه به ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور بیشتر خواهیم پرداخت و دسته بندی‌های موجود را برای شما کامل‌تر شرح خواهیم داد:

دسته بندی «انجام» در ماتریس آیزنهاور به چه معنا است؟

در ماتریس آیزنهاور یکی از دسته بندی‌ها که با نام «انجام» آن را نام‌گذاری می‌کنیم به ما نشان می‌دهد که چه کارهایی دارای ضرورت و فوریت در انجام هستند و اولویت اختصاص زمان را به آن‌ها می‌دهیم.

اهمال کاری در انجام این دسته از وظایف عواقب بسیار بدی خواهند داشت و ممکن است شما را متوجه خسارات بسیار زیادی کند لذا انجام آن‌ها در بیشترین فوریت در ابتدای لیست کارهای شما قرار دارد.

به دلیل این‌که این وظایف معمولا انرژی و زمان بسیار زیادی را از شما می‌گیرد ممکن است شما تمایل بیشتری به اهمال کاری در این دسته داشته باشید پس حتما مراقب زمان تحویل در این دسته بندی باشید.

دسته بندی «تصمیم‌گیری» در ماتریس آیزنهاور به چه معنا است؟

در این دسته بندی وظایف اهمیت دارند و مهم تلقی می‌شوند اما فوریت دسته بندی قبلی را ندارند لذا قرار نیست در انجام آن‌ها عجله کنیم. برای داشتن یک زمان بندی موثر بهتر است کارها را بدون تصمیم رها نکنیم و در این دسته بندی شما کارهایی که نیاز به زمان بندی در آینده دارند سر و سامان خواهید داد. این دسته بندی در مدیریت زمان به شما کمک بسیار زیادی می‌کند.

دسته بندی «تفویض» در ماتریس آیزنهاور به چه معنا است؟

در این دسته بندی کارها کم اهمیت‌تر هستند اما فوریت بالایی دارند و مهم‌ترین ویژگی این دسته بندی قابلیت تفویض و واگذاری آن به دیگران است. این بخش در کارهای تیمی و گروهی کاربرد فراوانی دارد و بخشی از فرهنگ کاری شما در محیط کار را تشکیل می‌دهد.

دسته بندی «حذف» در ماتریس آیزنهاور به چه معنا است؟

این دسته بندی شامل کارهایی می‌شوند که شما باید آن‌ها حذف کنید و از لیست روزانه یا هفتگی خود بردارید. اگر کاری در حال انجام از این لیست داشته باشید به این معنی است که شما تلاف وقت داشته داشته‌اید و بهتر است که این کار را تکرار نکنید.